Status Hukum Exit Interview dalam Regulasi Ketenagakerjaan

Pertama-tama, perlu dipahami bahwa exit interview tidak diatur secara eksplisit dalam peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan di Indonesia. Baik Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja, maupun Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja yang kemudian ditetapkan dengan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023, tidak satu pun yang menyebutkan istilah exit interview atau exit form.

Exit interview pada dasarnya adalah wawancara singkat antara pekerja yang hendak berhenti bekerja dengan atasannya untuk mencari tahu alasan dari kepergian pekerja tersebut. Praktik ini murni merupakan kebijakan internal perusahaan, bukan kewajiban hukum. Dengan demikian, tidak ada sanksi hukum bagi perusahaan yang tidak melaksanakan exit interview, maupun bagi karyawan yang menolak mengikutinya.

Meskipun demikian, ketiadaan pengaturan eksplisit bukan berarti exit interview tidak memiliki relevansi hukum. Dalam konteks perselisihan hubungan industrial, dokumen exit interview dapat menjadi salah satu barang bukti yang diajukan para pihak, sepanjang memenuhi syarat sebagai alat bukti yang sah menurut hukum acara yang berlaku.

Exit Interview dalam Sistem Pembuktian Hukum Indonesia

Untuk memahami kedudukan exit interview sebagai alat bukti, kita perlu merujuk pada sistem pembuktian dalam hukum acara perdata, khususnya dalam penyelesaian perselisihan hubungan industrial. Sebagai perbandingan, artikel ini juga menyinggung sistem pembuktian dalam hukum acara pidana.

Dalam hukum acara perdata, Pasal 164 HIR atau Pasal 283 RBg menyebutkan bahwa alat bukti terdiri dari: (1) bukti surat, (2) bukti saksi, (3) persangkaan, (4) pengakuan, dan (5) sumpah. Sementara itu, dalam hukum acara pidana, Pasal 184 KUHAP mengatur alat bukti yang sah meliputi: keterangan saksi, keterangan ahli, surat, petunjuk, dan keterangan terdakwa.

Exit interview, tergantung pada bentuknya, dapat dikategorikan sebagai:

• Alat bukti surat, jika dibuat secara tertulis dan ditandatangani oleh karyawan. Surat yang dibuat di bawah tangan memiliki kekuatan pembuktian, meskipun tidak sekuat akta otentik.
• Alat bukti elektronik, jika dilakukan dalam bentuk digital atau rekaman, sepanjang memenuhi ketentuan dalam Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik.
• Pengakuan, jika dalam exit interview karyawan mengakui suatu fakta, misalnya alasan pengunduran diri atau pelanggaran yang dilakukan.

Namun, penting untuk dicatat bahwa dalam praktik peradilan, tidak semua dokumen yang disebut "exit interview" otomatis diterima sebagai alat bukti yang kuat. Ada persyaratan formil dan materiil yang harus dipenuhi.

Tinjauan Putusan Pengadilan: Exit Interview sebagai Alat Bukti

Beberapa putusan pengadilan memberikan gambaran tentang bagaimana hakim menilai exit interview sebagai alat bukti. Salah satu putusan yang paling relevan adalah Putusan Mahkamah Agung Nomor 359 K/Pdt.Sus-PHI/2016.

Kelemahan Exit Interview sebagai Alat Bukti

Setidaknya ada empat kelemahan utama exit interview sebagai alat bukti di pengadilan:

• Self-serving nature, yaitu dokumen yang dibuat oleh salah satu pihak untuk kepentingannya sendiri. Exit interview biasanya dibuat oleh perusahaan untuk kepentingan perusahaan. Dokumen yang dibuat secara sepihak cenderung tidak objektif dan kurang dapat diandalkan sebagai bukti.
• Rentan dipalsukan. Sebagai dokumen internal, exit interview relatif mudah dimanipulasi, terutama jika tidak ada saksi independen atau mekanisme verifikasi yang memadai.
• Tidak memenuhi syarat formil. Banyak exit interview yang hanya berupa template atau formulir standar tanpa mencantumkan tanggal, tempat, tanda tangan yang jelas, atau identitas para pihak.
• Kurangnya konteks. Exit interview sering kali hanya menangkap pernyataan singkat karyawan tanpa menggali secara mendalam fakta-fakta yang relevan dengan perkara.

Kelemahan-kelemahan ini menyebabkan hakim cenderung tidak memberikan bobot pembuktian yang signifikan pada exit interview, kecuali jika didukung oleh alat bukti lain yang kuat.

Praktik Terbaik agar Exit Interview Memiliki Kekuatan Pembuktian

Meskipun exit interview memiliki kelemahan, bukan berarti perusahaan tidak bisa menjadikannya sebagai alat bukti yang berguna. Berikut adalah beberapa praktik terbaik yang dapat dilakukan:

• Buat secara tertulis dan ditandatangani. Pastikan exit interview dibuat dalam bentuk tertulis, mencantumkan tanggal, tempat, identitas karyawan dan pewawancara, serta ditandatangani oleh kedua belah pihak. Tanda tangan karyawan pada dokumen exit interview dapat dijadikan sebagai pengakuan atas isi dokumen tersebut.
• Libatkan saksi. Idealnya, exit interview dilakukan di hadapan minimal satu saksi yang dapat dipercaya, misalnya perwakilan HRD dan atasan langsung. Saksi dapat memberikan keterangan di pengadilan jika diperlukan.
• Rekam proses wawancara. Jika memungkinkan, rekam proses exit interview dalam bentuk audio atau video. Rekaman dapat menjadi alat bukti elektronik yang kuat, sepanjang memenuhi ketentuan UU ITE dan tidak melanggar privasi.
• Buat pernyataan yang jelas. Hindari bahasa yang ambigu. Jika tujuannya adalah untuk mendokumentasikan pengunduran diri, pastikan ada pernyataan eksplisit seperti "Saya, [nama], dengan ini menyatakan mengundurkan diri dari pekerjaan saya di [perusahaan] efektif per tanggal [tanggal]."
• Kombinasikan dengan bukti lain. Exit interview tidak boleh menjadi satu-satunya bukti. Kombinasikan dengan surat pengunduran diri, berita acara serah terima, surat keterangan kerja, dan bukti-bukti lain yang saling menguatkan.

Selain itu, perusahaan juga perlu memastikan bahwa proses exit interview tidak melanggar hak-hak karyawan, termasuk hak atas privasi dan perlindungan data pribadi sesuai dengan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi.

Perkembangan Regulasi Ketenagakerjaan 2026

Per Agustus 2026, dunia ketenagakerjaan Indonesia sedang berada dalam masa transisi yang signifikan. Mahkamah Konstitusi telah mengeluarkan putusan yang mengeluarkan klaster ketenagakerjaan dari Undang-Undang Cipta Kerja, sehingga DPR dan pemerintah saat ini sedang membahas Rancangan Undang-Undang Ketenagakerjaan yang baru.

Target pengesahan UU Ketenagakerjaan baru adalah Oktober 2026, merujuk pada batas waktu yang ditetapkan oleh Mahkamah Konstitusi. Ada enam isu utama yang menjadi perhatian dalam pembahasan RUU tersebut, meliputi Tenaga Kerja Asing, Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, hak cuti pekerja, alih daya, upah minimum, dan Pemutusan Hubungan Kerja.

Meskipun exit interview tidak menjadi isu utama dalam pembahasan RUU tersebut, perubahan regulasi PHK dan pengunduran diri dapat berdampak pada bagaimana exit interview digunakan dan dinilai di pengadilan. Perusahaan dan praktisi hukum perlu mencermati perkembangan ini.

Selain itu, peraturan pelaksana seperti PP Nomor 37 Tahun 2021 tentang Jaminan Kehilangan Pekerjaan dan PP Nomor 51 Tahun 2023 tentang Pengupahan tetap berlaku selama tidak bertentangan dengan UU Ketenagakerjaan yang baru.