Exit Interview sebagai Alat Bukti: Kekuatan dan Kelemahannya di Pengadilan
Analisis yuridis kedudukan exit interview sebagai bukti dalam perselisihan hubungan industrial, berdasarkan hukum pembuktian dan Putusan Mahkamah Agung Nomor 359 K/Pdt.Sus-PHI/2016.
Formulir exit interview tidak dengan sendirinya membuktikan bahwa pekerja mengundurkan diri atau hubungan kerja telah berakhir. Dalam perselisihan hubungan industrial, nilai pembuktiannya harus diuji menurut hukum acara, isi pernyataan, keadaan ketika dokumen dibuat, dan kesesuaiannya dengan bukti lain.
Putusan Mahkamah Agung Nomor 359 K/Pdt.Sus-PHI/2016 memperlihatkan bahwa formulir exit interview berbentuk daftar periksa tidak cukup untuk membuktikan pengunduran diri atau pemutusan hubungan kerja. Perusahaan yang mengandalkan dokumen tersebut tetap perlu menunjukkan bukti yang menjelaskan dasar dan proses berakhirnya hubungan kerja.
Artikel ini membahas kedudukan exit interview dalam sistem pembuktian perkara hubungan industrial, batas kekuatan pembuktiannya, dan langkah dokumentasi yang dapat dilakukan perusahaan dengan tetap menghormati hak pekerja serta ketentuan pelindungan data pribadi.
Nilai pembuktian exit interview ditentukan oleh isi, keaslian, cara pembuatannya, dan hubungannya dengan bukti lain. Nama formulir saja tidak membuktikan bahwa pengunduran diri atau PHK telah terjadi.
Adv. P. Akmal Sapriant, S.H.
Beli / Pesan di Gramedia
Status Hukum Exit Interview dalam Regulasi Ketenagakerjaan
Peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan tidak menetapkan exit interview sebagai prosedur wajib ketika hubungan kerja berakhir. Baik Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja, maupun Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja yang kemudian ditetapkan dengan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023, tidak satu pun yang menyebutkan istilah exit interview atau exit form.
Exit interview pada dasarnya adalah wawancara singkat antara pekerja yang hendak berhenti bekerja dengan atasannya untuk mencari tahu alasan dari kepergian pekerja tersebut. Praktik ini murni merupakan kebijakan internal perusahaan, bukan kewajiban hukum. Dengan demikian, tidak ada sanksi hukum bagi perusahaan yang tidak melaksanakan exit interview, maupun bagi karyawan yang menolak mengikutinya.
Meskipun demikian, ketiadaan pengaturan eksplisit bukan berarti exit interview tidak memiliki relevansi hukum. Dalam konteks perselisihan hubungan industrial, dokumen exit interview dapat menjadi salah satu barang bukti yang diajukan para pihak, sepanjang memenuhi syarat sebagai alat bukti yang sah menurut hukum acara yang berlaku.
Exit Interview dalam Sistem Pembuktian Hukum Indonesia
Untuk memahami kedudukan exit interview sebagai alat bukti, kita perlu merujuk pada sistem pembuktian dalam hukum acara perdata, khususnya dalam penyelesaian perselisihan hubungan industrial. Sebagai perbandingan, artikel ini juga menyinggung sistem pembuktian dalam hukum acara pidana.
Dalam hukum acara perdata, Pasal 164 HIR atau Pasal 284 RBg menyebutkan bahwa alat bukti terdiri dari: (1) bukti surat, (2) bukti saksi, (3) persangkaan, (4) pengakuan, dan (5) sumpah. Sementara itu, dalam hukum acara pidana, Pasal 184 KUHAP mengatur alat bukti yang sah meliputi: keterangan saksi, keterangan ahli, surat, petunjuk, dan keterangan terdakwa.
Kualifikasi exit interview harus ditentukan dari bentuk dokumen, cara pembuatannya, isi pernyataan, dan ketentuan hukum acara yang digunakan. Dokumen tersebut dapat diajukan sebagai bukti surat atau dokumen elektronik apabila memenuhi persyaratan yang berlaku.
- Bukti surat, apabila exit interview dibuat tertulis dan memenuhi syarat pembuktian surat di bawah tangan. Kekuatan pembuktiannya bergantung pada pengakuan tanda tangan, isi dokumen, dan bukti lain yang diajukan.
- Dokumen atau informasi elektronik, apabila exit interview dibuat atau disimpan secara digital dan memenuhi ketentuan Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik beserta aturan pembuktiannya.
- Pernyataan yang memuat pengakuan atas fakta tertentu, sepanjang isi pernyataan jelas, diberikan secara bebas, dan dapat diuji keaslian serta konteks pembuatannya. Penyebutan suatu fakta dalam formulir tidak serta-merta menjadikannya pengakuan yudisial.
Dalam persidangan, nama dokumen tidak menentukan kekuatan pembuktiannya. Hakim akan memeriksa isi, keaslian, cara pembuatan, tanda tangan, konteks pernyataan, serta kesesuaiannya dengan bukti lain.
Tinjauan Putusan Pengadilan: Exit Interview sebagai Alat Bukti
Beberapa putusan pengadilan memberikan gambaran tentang bagaimana hakim menilai exit interview sebagai alat bukti. Salah satu putusan yang paling relevan adalah Putusan Mahkamah Agung Nomor 359 K/Pdt.Sus-PHI/2016.
Putusan MA Nomor 359 K/Pdt.Sus-PHI/2016
Dalam perkara ini, Termohon Kasasi (perusahaan) mengajukan Formulir Exit Interview sebagai bukti untuk menunjukkan bahwa pekerja telah mengundurkan diri. Namun, Mahkamah Agung menilai bahwa formulir exit interview tersebut tidak memiliki kekuatan pembuktian yang cukup.
Majelis Hakim menyatakan bahwa formulir exit interview yang diajukan merupakan "template" atau dokumen standar yang hanya berisikan daftar periksa karyawan, tanpa ada penjelasan resmi mengenai pengakhiran hubungan kerja atau pengunduran diri. Hakim juga menegaskan bahwa surat serah terima pekerjaan dan formulir exit interview "sama sekali tidak menggambarkan dan membuktikan unsur apapun dari pengakhiran Hubungan Kerja (PHK) dan atau memundurkan diri".
Putusan tersebut menunjukkan bahwa formulir exit interview yang hanya berisi daftar periksa tidak cukup, dengan sendirinya, untuk membuktikan pengunduran diri atau berakhirnya hubungan kerja.
Pelajaran dari Putusan Lainnya
Apabila exit interview dilakukan tanpa mekanisme verifikasi dan tanpa bukti yang dapat menjelaskan siapa yang menyusun atau mengisi dokumen, pihak yang mengajukannya akan menghadapi kesulitan membuktikan keaslian serta konteks pernyataannya. Ketiadaan saksi bukan dengan sendirinya menentukan bahwa dokumen tidak dapat digunakan, tetapi dapat menjadi persoalan ketika isi dan proses pembuatannya disengketakan.
Sebagai perbandingan, pengadilan di luar negeri pun cenderung tidak memberikan bobot yang besar pada exit interview sebagai bukti. Perbandingan praktik di negara lain tidak menggantikan hukum acara Indonesia. Karena itu, analisis utama tetap bertumpu pada aturan pembuktian yang berlaku di Indonesia dan fakta dalam perkara yang diperiksa.
Kelemahan Exit Interview sebagai Alat Bukti
Setidaknya ada empat kelemahan utama exit interview sebagai alat bukti di pengadilan:
- Self-serving nature, yaitu dokumen yang dibuat oleh salah satu pihak untuk kepentingannya sendiri. Exit interview biasanya dibuat oleh perusahaan untuk kepentingan perusahaan. Dokumen yang dibuat secara sepihak cenderung tidak objektif dan kurang dapat diandalkan sebagai bukti.
- Rentan dipalsukan. Sebagai dokumen internal, exit interview relatif mudah dimanipulasi, terutama jika tidak ada saksi independen atau mekanisme verifikasi yang memadai.
- Tidak memenuhi syarat formil. Banyak exit interview yang hanya berupa template atau formulir standar tanpa mencantumkan tanggal, tempat, tanda tangan yang jelas, atau identitas para pihak.
- Kurangnya konteks. Exit interview sering kali hanya menangkap pernyataan singkat karyawan tanpa menggali secara mendalam fakta-fakta yang relevan dengan perkara.
Kelemahan tersebut dapat mengurangi bobot pembuktian exit interview, terutama apabila dokumen tidak didukung bukti lain yang relevan dan saling bersesuaian.
Praktik Terbaik agar Exit Interview Memiliki Kekuatan Pembuktian
Meskipun exit interview memiliki kelemahan, bukan berarti perusahaan tidak bisa menjadikannya sebagai alat bukti yang berguna. Berikut adalah beberapa praktik terbaik yang dapat dilakukan:
- Buat secara tertulis dan ditandatangani. Pastikan exit interview dibuat dalam bentuk tertulis, mencantumkan tanggal, tempat, identitas karyawan dan pewawancara, serta ditandatangani oleh kedua belah pihak. Tanda tangan karyawan pada dokumen exit interview dapat dijadikan sebagai pengakuan atas isi dokumen tersebut.
- Libatkan saksi. Idealnya, exit interview dilakukan di hadapan minimal satu saksi yang dapat dipercaya, misalnya perwakilan HRD dan atasan langsung. Saksi dapat memberikan keterangan di pengadilan jika diperlukan.
- Rekam proses wawancara. Jika memungkinkan, rekam proses exit interview dalam bentuk audio atau video. Rekaman dapat menjadi alat bukti elektronik yang kuat, sepanjang memenuhi ketentuan UU ITE dan tidak melanggar privasi.
- Buat pernyataan yang jelas. Hindari bahasa yang ambigu. Jika tujuannya adalah untuk mendokumentasikan pengunduran diri, pastikan ada pernyataan eksplisit seperti "Saya, [nama], dengan ini menyatakan mengundurkan diri dari pekerjaan saya di [perusahaan] efektif per tanggal [tanggal]."
- Kombinasikan dengan bukti lain. Exit interview tidak boleh menjadi satu-satunya bukti. Kombinasikan dengan surat pengunduran diri, berita acara serah terima, surat keterangan kerja, dan bukti-bukti lain yang saling menguatkan.
Selain itu, perusahaan juga perlu memastikan bahwa proses exit interview tidak melanggar hak-hak karyawan, termasuk hak atas privasi dan perlindungan data pribadi sesuai dengan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi.
Perkembangan Regulasi Ketenagakerjaan 2026
Putusan Mahkamah Konstitusi Nomor 168/PUU-XXI/2023 memerintahkan pembentukan undang-undang ketenagakerjaan yang terpisah dari skema omnibus law dalam jangka waktu yang ditentukan dalam amar putusan. Pada 6 Oktober 2026, DPR RI menyetujui Rancangan Undang-Undang tentang Pelindungan Ketenagakerjaan dalam Rapat Paripurna. Informasi resmi DPR mengenai persetujuan tersebut dapat dibaca pada laporan DPR RI tanggal 7 Oktober 2026.
Persetujuan DPR perlu dibedakan dari pengundangan dan mulai berlakunya undang-undang. Oleh sebab itu, nomor undang-undang, tanggal pengundangan, ketentuan peralihan, dan norma final harus diperiksa pada naskah resmi sebelum dipakai sebagai dasar untuk menyimpulkan perubahan hak atau kewajiban para pihak.
Perubahan norma mengenai pengunduran diri, pemutusan hubungan kerja, dan penyelesaian perselisihan dapat memengaruhi konteks penggunaan exit interview. Penilaian atas dokumen tetap harus didasarkan pada ketentuan yang berlaku pada saat peristiwa hukum terjadi dan hukum acara yang digunakan dalam pemeriksaan perkara.
Keberlakuan PP Nomor 37 Tahun 2021 tentang Jaminan Kehilangan Pekerjaan dan PP Nomor 51 Tahun 2023 tentang Pengupahan dalam kaitannya dengan undang-undang baru perlu diperiksa berdasarkan naskah final, ketentuan peralihan, serta aturan pelaksana yang diterbitkan setelah pengundangan.
Kesimpulan
Exit interview merupakan dokumen internal yang dapat diajukan sebagai bagian dari pembuktian, tetapi tidak dengan sendirinya membuktikan pengunduran diri atau PHK. Dalam perselisihan hubungan industrial, pihak yang mengajukannya tetap harus menunjukkan keaslian dokumen, kejelasan isi pernyataan, keadaan pembuatannya, dan hubungan dokumen tersebut dengan bukti lain. Putusan Mahkamah Agung Nomor 359 K/Pdt.Sus-PHI/2016 menegaskan keterbatasan formulir standar yang hanya berupa daftar periksa.
Perusahaan perlu memisahkan wawancara keluar untuk evaluasi SDM dari dokumen hukum yang merekam pengunduran diri atau dasar berakhirnya hubungan kerja. Jika exit interview dipakai untuk merekam pernyataan penting, pekerja harus memahami isinya, diberi kesempatan membaca, dan tidak ditempatkan dalam tekanan. Perekaman serta pengolahan data pribadi juga harus mempunyai dasar yang sah dan dilakukan secara proporsional.
- Exit interview tidak diatur secara eksplisit dalam UU Ketenagakerjaan maupun UU Cipta Kerja.
- Dapat diajukan sebagai bukti surat atau dokumen elektronik jika memenuhi ketentuan yang berlaku, tetapi bobot pembuktiannya bergantung pada isi, keaslian, dan dukungan bukti lain.
- Putusan MA Nomor 359 K/Pdt.Sus-PHI/2016 menegaskan bahwa exit interview template tidak cukup untuk membuktikan PHK atau pengunduran diri.
- Kelemahan utama: self-serving (dokumen untuk kepentingan sepihak), rentan dipalsukan, dan kurang memenuhi syarat formil.
- Praktik terbaik: dibuat tertulis, ditandatangani, disaksikan, dan didukung bukti lain.
- Pada 6 Oktober 2026, DPR RI menyetujui RUU tentang Pelindungan Ketenagakerjaan; status pengundangan dan isi norma final harus dirujuk pada naskah resmi.
Pertanyaan Umum (FAQ)
Dasar Hukum
- Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2004 tentang Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial, khususnya Pasal 57 mengenai penggunaan hukum acara perdata sepanjang tidak diatur khusus.
- Herzien Inlandsch Reglement (HIR) Pasal 164 dan Rechtsreglement voor de Buitengewesten (RBg) Pasal 284, mengenai jenis alat bukti dalam perkara perdata.
- Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, sebagaimana telah mengalami perubahan, termasuk melalui pengaturan Cipta Kerja yang ditetapkan dalam Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023, sepanjang relevan dengan hubungan kerja dan pengakhirannya.
- Kitab Undang-Undang Hukum Acara Pidana (KUHAP), Pasal 184, hanya sebagai perbandingan sistem alat bukti dalam hukum acara pidana.
- Undang-Undang tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, sebagaimana diubah dengan Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024, apabila exit interview dibuat, disimpan, atau diajukan dalam bentuk elektronik.
- Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, terkait pengumpulan, penggunaan, penyimpanan, dan pengungkapan data pekerja dalam proses exit interview.
- Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Program Jaminan Kehilangan Pekerjaan dan Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 2023 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, sebatas perkembangan regulasi yang disebut dalam artikel.
Referensi Tambahan
- Putusan Mahkamah Agung Nomor 359 K/Pdt.Sus-PHI/2016, sebagai referensi yurisprudensi mengenai bobot pembuktian formulir exit interview dalam perkara berakhirnya hubungan kerja.
- M. Yahya Harahap, Hukum Acara Perdata: Gugatan, Persidangan, Penyitaan, Pembuktian, dan Putusan Pengadilan, Jakarta: Sinar Grafika, 2017.
- Sudikno Mertokusumo, Hukum Acara Perdata Indonesia, Yogyakarta: Liberty, 2009.
- DPR RI, laporan 7 Oktober 2026 mengenai persetujuan RUU tentang Pelindungan Ketenagakerjaan dalam Rapat Paripurna 6 Oktober 2026.
Bagian Dasar Hukum memuat peraturan perundang-undangan yang menjadi landasan normatif analisis. Putusan pengadilan dicantumkan sebagai referensi yurisprudensi, sedangkan daftar ini juga memuat literatur dan sumber informasi pendukung.
Artikel ini disusun berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia untuk kepentingan edukasi hukum. Analisis yang disampaikan merupakan pandangan penulis dan tidak dimaksudkan sebagai nasihat hukum final. Setiap perkara memiliki kekhususan yang memerlukan kajian mendalam. Regulasi dapat berubah sewaktu-waktu, oleh karena itu pembaca disarankan untuk memeriksa peraturan terbaru dan berkonsultasi dengan advokat atau konsultan hukum yang berpengalaman sebelum mengambil keputusan.
