Pemotongan gaji karena keterlambatan, pelanggaran tata tertib, kerusakan barang, atau pelanggaran aturan perusahaan masih menjadi bagian dari praktik administrasi HR. Dalam pelaksanaannya, perusahaan dapat mengatur sanksi tersebut melalui Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama, kemudian bagian payroll memperhitungkannya dengan upah pekerja.

Persoalan hukum muncul ketika perusahaan memperlakukan uang denda tersebut sebagai pendapatan perusahaan. Pada titik ini, yang perlu diperiksa bukan hanya apakah perusahaan mempunyai kewenangan menjatuhkan denda, tetapi juga apakah terdapat unsur pelanggaran yang memenuhi syarat pengenaan denda, apakah pemotongan upah dilakukan sesuai ketentuan, dan untuk apa uang denda tersebut digunakan setelah dipotong.

PP Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, sebagaimana telah diubah dengan PP Nomor 51 Tahun 2023 dan PP Nomor 49 Tahun 2025, memang mengakui denda kepada Pengusaha maupun Pekerja/Buruh. Akan tetapi, Pasal 60 ayat (1) menegaskan bahwa denda sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 dipergunakan hanya untuk kepentingan Pekerja/Buruh. Jenis pelanggaran, besaran denda, dan penggunaan uang denda juga harus diatur dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama.

Karena itu, terdapat perbedaan yang harus dijaga antara hak perusahaan untuk mengenakan denda dan hak perusahaan atas uang denda. Perusahaan dapat mempunyai dasar untuk menjatuhkan denda, tetapi hasil denda tetap terikat pada peruntukan yang ditentukan oleh PP Pengupahan.

Denda Pekerja Memiliki Unsur yang Harus Dipenuhi

Pasal 59 PP Nomor 36 Tahun 2021 memberikan dasar pengenaan denda kepada Pengusaha atau Pekerja/Buruh yang melakukan pelanggaran terhadap ketentuan dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama karena kesengajaan atau kelalaiannya. Denda tersebut juga harus diatur secara tegas dalam instrumen hubungan kerja yang berlaku.

Dari ketentuan tersebut terdapat beberapa unsur yang harus terlihat secara bersamaan. Pertama, harus ada ketentuan yang mengikat pekerja. Kedua, harus ada pelanggaran terhadap ketentuan tersebut. Ketiga, pelanggaran dilakukan karena kesengajaan atau kelalaian. Keempat, tersedia aturan yang memang menetapkan denda sebagai konsekuensi atas pelanggaran tersebut.

Logika hukumnya jelas. Sanksi finansial tidak lahir hanya karena seorang atasan merasa suatu tindakan layak dihukum dengan uang. Dasar sanksinya harus sudah dapat ditelusuri sebelum denda dijatuhkan. Karena itu, HR harus mampu menunjukkan hubungan antara aturan yang dilanggar, peristiwa pelanggaran, bentuk kesalahan pekerja, dan ketentuan denda yang diterapkan.

Kalimat seperti "setiap keterlambatan dikenakan denda Rp100.000" yang hanya muncul dalam memo HR setelah peristiwa terjadi belum memberikan dasar yang sama dengan ketentuan denda yang sudah diatur dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama. Denda harus berasal dari norma yang memang mengikat pekerja dalam hubungan kerja.

Peraturan Perusahaan Menjadi Penting ketika Denda Diatur di Dalamnya

Peraturan Perusahaan merupakan aturan tertulis yang dibuat oleh pengusaha dan memuat syarat kerja serta tata tertib perusahaan. Pengusaha yang mempekerjakan sekurang-kurangnya 10 orang pekerja/buruh wajib membuat Peraturan Perusahaan, kecuali perusahaan tersebut telah memiliki Perjanjian Kerja Bersama. PP mulai berlaku setelah memperoleh pengesahan dari Menteri atau pejabat yang ditunjuk.

Perusahaan memang menjadi pihak yang menyusun PP, tetapi materi PP tetap memiliki batas. Pasal 111 UU Ketenagakerjaan menentukan bahwa PP sekurang-kurangnya memuat hak dan kewajiban pengusaha, hak dan kewajiban pekerja/buruh, syarat kerja, tata tertib perusahaan, serta jangka waktu berlakunya. Ketentuan di dalam PP juga tidak boleh bertentangan dengan peraturan perundang-undangan.

Ketentuan tersebut mempunyai arti penting untuk denda pekerja. Ketika perusahaan memasukkan aturan "keterlambatan dikenakan denda" ke dalam PP, keberadaan klausul tersebut memang dapat menjadi dasar pengenaan denda. Namun PP tidak boleh menciptakan hak baru bagi perusahaan yang bertentangan dengan PP Pengupahan, termasuk dengan menetapkan bahwa seluruh hasil denda menjadi pendapatan perusahaan.

Dengan kata lain, PP berfungsi sebagai tempat untuk menetapkan aturan internal mengenai pelanggaran, besaran denda, dan penggunaan dana denda sesuai ruang yang diberikan peraturan perundang-undangan. PP bukan instrumen untuk menghapus atau mengurangi kewajiban yang sudah ditentukan oleh hukum pengupahan.

Logika Hukum Pasal 59 dan Pasal 60 PP Pengupahan

Pasal 59 berbicara mengenai kapan denda dapat dikenakan, sedangkan Pasal 60 berbicara mengenai bagaimana uang denda tersebut dipergunakan. Dua ketentuan tersebut harus dibaca bersamaan karena legalitas sanksi dan peruntukan dananya merupakan dua tahap yang berbeda.

Pada tahap pertama, perusahaan harus membuktikan adanya dasar denda. Pada tahap kedua, perusahaan harus mempertanggungjawabkan penggunaan dana denda. Jadi, keberadaan dasar denda tidak serta-merta memberikan perusahaan hak untuk memperlakukan uang tersebut sebagai pendapatan operasional.

Pasal 60 ayat (1) secara tegas menentukan bahwa denda kepada Pengusaha atau Pekerja/Buruh sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 dipergunakan hanya untuk kepentingan Pekerja/Buruh. Ayat (2) kemudian menentukan bahwa jenis pelanggaran, besaran denda, dan penggunaan uang denda diatur dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama.

Logika normanya adalah pembatasan tujuan. Perusahaan diberi ruang untuk menerapkan disiplin melalui denda, tetapi uang yang dihasilkan dari mekanisme tersebut tetap mempunyai tujuan penggunaan yang ditentukan oleh peraturan. Karena itu, uang denda tidak dapat berubah status menjadi pendapatan perusahaan hanya karena perusahaan yang melakukan pemotongan.

Uang Denda Bukan Pendapatan Perusahaan

Ketika denda dipotong melalui payroll, perusahaan memang dapat menjadi pihak yang menerima atau mengadministrasikan dana tersebut. Namun penerimaan secara administratif berbeda dengan hak ekonomis atas dana. Pasal 60 memberikan batas mengenai penggunaan dana tersebut, yaitu hanya untuk kepentingan Pekerja/Buruh.

Apabila perusahaan mencatat uang denda sebagai pendapatan perusahaan, kemudian menggunakannya untuk membayar listrik kantor, sewa gedung, kendaraan operasional, biaya pemasaran, laba perusahaan, atau pembayaran kepada pemegang saham, persoalan hukumnya berada pada penggunaan dana tersebut. Pengeluaran tersebut tidak dapat dibenarkan hanya karena uangnya sudah masuk ke rekening perusahaan.

Pembukuan akuntansi juga tidak mengubah peruntukan hukum sebuah dana. Pencatatan dengan nama "other income", "miscellaneous income", "penalty income", atau istilah lain tidak dapat menghapus ketentuan Pasal 60 PP Pengupahan.

Perusahaan harus melihat sumber dana tersebut sebelum menentukan bagaimana dana dicatat dan digunakan. Ketika sumbernya adalah denda pekerja yang secara normatif hanya boleh dipergunakan untuk kepentingan pekerja/buruh, pencatatan sebagai pendapatan bebas perusahaan menimbulkan persoalan kepatuhan terhadap norma pengupahan.

Dana Denda Tidak Harus Dikembalikan kepada Pekerja yang Didenda

Pasal 60 menggunakan rumusan "dipergunakan hanya untuk kepentingan Pekerja/Buruh". Rumusan tersebut tidak menyatakan bahwa setiap dana denda harus dikembalikan langsung kepada pekerja yang dikenai denda.

Artinya, perusahaan tidak dapat menggunakan dana tersebut untuk kepentingannya sendiri, tetapi penggunaan dana juga tidak harus berbentuk pengembalian satu per satu kepada pekerja yang melakukan pelanggaran. Mekanisme penggunaannya harus dilihat dari pengaturan dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama.

Karena itu, apabila PP mengatur bahwa dana denda digunakan untuk program kesejahteraan pekerja, fasilitas pekerja, kegiatan sosial pekerja, atau bentuk penggunaan lain yang memang berhubungan dengan kepentingan pekerja/buruh, ketentuan tersebut dapat menjadi dasar pelaksanaan sepanjang sesuai dengan hukum yang berlaku.

Yang menjadi batasnya adalah dana denda tidak boleh dialihkan menjadi sumber penerimaan perusahaan untuk kepentingan badan usaha. Perusahaan harus dapat menjelaskan hubungan penggunaan dana dengan kepentingan pekerja/buruh dan dasar pengaturannya.

Syarat Peraturan Perusahaan yang Mengatur Denda

Apabila perusahaan hendak menempatkan ketentuan denda dalam PP, isi PP harus dapat menunjukkan dengan jelas jenis pelanggaran yang dikenai denda, besaran dendanya, dan penggunaan uang denda. Ketentuan tersebut merupakan bagian dari materi yang diperiksa ketika PP diajukan untuk mendapatkan pengesahan.

Permenaker Nomor 28 Tahun 2014 menentukan bahwa PP sekurang-kurangnya memuat hak dan kewajiban pengusaha, hak dan kewajiban pekerja/buruh, syarat kerja, tata tertib perusahaan, jangka waktu berlakunya PP, serta hal-hal yang merupakan pengaturan lebih lanjut dari peraturan perundang-undangan. Syarat kerja juga dapat memuat hal yang belum diatur dalam peraturan perundang-undangan, ketentuan yang lebih baik, dan rincian pelaksanaan ketentuan yang sudah ada.

Dalam konteks denda, perusahaan perlu memastikan bahwa ketentuannya tidak berhenti pada angka. Klausul yang baik harus mampu menjawab pelanggaran apa yang dikenai denda, kapan denda dapat dijatuhkan, siapa yang berwenang menetapkannya, bagaimana pencatatannya, bagaimana pemotongannya, dan untuk apa uang denda digunakan.

Ketentuan yang menyatakan "manajemen berhak menentukan jenis dan besaran denda sewaktu-waktu" justru menimbulkan masalah karena pekerja tidak mengetahui terlebih dahulu konsekuensi finansial yang melekat pada suatu pelanggaran. Norma denda harus mempunyai dasar yang dapat dibaca, diperiksa, dan diterapkan secara konsisten.

Proses Pembuatan PP Harus Melibatkan Saran dan Pertimbangan Pekerja

PP memang disusun oleh pengusaha dan menjadi tanggung jawab pengusaha. Namun Pasal 110 UU Ketenagakerjaan mengharuskan penyusunannya memperhatikan saran dan pertimbangan wakil pekerja/buruh. Apabila telah terbentuk serikat pekerja/serikat buruh, wakil tersebut adalah pengurus serikat. Jika belum terbentuk serikat, wakil pekerja/buruh dipilih secara demokratis.

Permenaker Nomor 28 Tahun 2014 juga mengatur bahwa rancangan PP diberikan kepada wakil pekerja/buruh dan/atau serikat pekerja/serikat buruh untuk dimintakan saran dan pertimbangan. Mekanisme ini penting karena menunjukkan bahwa PP bukan dokumen yang dapat dibuat diam-diam lalu langsung dijadikan dasar memotong upah pekerja.

Apabila perusahaan memasukkan ketentuan denda, maka proses tersebut harus tercermin dalam dokumen pembentukan PP. Bukti bahwa saran dan pertimbangan telah dimintakan menjadi salah satu dokumen yang harus dilampirkan dalam permohonan pengesahan PP.

Karena itu, dari sudut pembuktian, perusahaan seharusnya menyimpan rancangan PP, bukti penyampaian kepada wakil pekerja atau serikat pekerja, surat atau dokumen saran dan pertimbangan, serta naskah final yang diajukan untuk pengesahan. Dokumen tersebut akan penting apabila kemudian timbul sengketa mengenai dasar denda.

Syarat dan Tata Cara Pengesahan Peraturan Perusahaan

Secara terminologi, PP diajukan untuk pengesahan, bukan pendaftaran. Permenaker Nomor 28 Tahun 2014 mengatur tata cara pembuatan dan pengesahan PP, sementara istilah pendaftaran dalam peraturan tersebut digunakan untuk PKB. Status Permenaker Nomor 28 Tahun 2014 saat ini masih dinyatakan berlaku oleh JDIH Kementerian Ketenagakerjaan.

Pengusaha yang wajib memiliki PP terlebih dahulu harus menyusun naskah PP sesuai materi minimum yang ditentukan. Naskah tersebut kemudian harus memperhatikan saran dan pertimbangan wakil pekerja/buruh atau serikat pekerja/serikat buruh.

Permohonan pengesahan PP harus dilengkapi dengan naskah PP yang telah ditandatangani oleh pengusaha serta bukti bahwa saran dan pertimbangan dari serikat pekerja/serikat buruh dan/atau wakil pekerja/buruh telah dimintakan. Pejabat yang berwenang kemudian meneliti kelengkapan dokumen dan materi PP. Materi PP tidak boleh lebih rendah dari peraturan perundang-undangan.

Permenaker Nomor 28 Tahun 2014 memberikan batas waktu penelitian materi PP paling lama 6 hari kerja. Setelah dokumen dan materi memenuhi persyaratan, pejabat wajib mengesahkan PP melalui surat keputusan paling lama 5 hari kerja sejak persyaratan tersebut terpenuhi.

Kewenangan pengesahan ditentukan berdasarkan cakupan perusahaan. Dalam Permenaker tersebut, perusahaan yang hanya berada dalam satu kabupaten/kota ditangani pejabat ketenagakerjaan kabupaten/kota, perusahaan yang berada di lebih dari satu kabupaten/kota dalam satu provinsi ditangani pejabat provinsi, sedangkan perusahaan yang berada di lebih dari satu provinsi ditangani pejabat pusat.

Dalam layanan administrasi Kemnaker, pengajuan PP dan PKB juga telah tersedia melalui sistem layanan PPPKB. Karena itu, perusahaan perlu membedakan antara syarat normatif pengesahan berdasarkan peraturan dan dokumen pendukung yang diminta dalam mekanisme layanan administrasi yang digunakan pada saat pengajuan.

Isi PP yang Bertentangan dengan Hukum Tidak Menjadi Sah Hanya karena Telah Disahkan

Pengesahan PP bukan berarti semua klausul yang terdapat di dalamnya memperoleh kekebalan dari pengujian hukum. Pasal 111 ayat (2) UU Ketenagakerjaan secara tegas menentukan bahwa ketentuan dalam PP tidak boleh bertentangan dengan peraturan perundang-undangan.

Karena itu, apabila sebuah PP memuat klausul "seluruh uang denda karyawan menjadi pendapatan perusahaan", klausul tersebut tetap harus dibandingkan dengan Pasal 60 ayat (1) PP Pengupahan. Pengesahan administrasi tidak mengubah norma yang lebih tinggi dan tidak memberikan kewenangan kepada perusahaan untuk menggunakan uang denda di luar peruntukannya.

Dalam pemeriksaan sengketa, yang harus dilihat bukan hanya apakah perusahaan mempunyai PP dan apakah PP tersebut telah disahkan, tetapi juga apakah isi klausul yang dipakai sebagai dasar pemotongan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Keberadaan nomor pengesahan PP tidak dengan sendirinya menyelesaikan persoalan tersebut.

Logika hukumnya terletak pada batas materi muatan. PP adalah aturan perusahaan yang harus berjalan di dalam kerangka hukum ketenagakerjaan. Ia dapat mengatur hal-hal yang belum dirinci atau memberikan rincian pelaksanaan, tetapi tidak dapat meniadakan kewajiban yang secara tegas sudah ditentukan oleh undang-undang atau peraturan pemerintah.

Pemotongan Upah dan Pengenaan Denda Merupakan Dua Tahap yang Berbeda

Pasal 58 PP Pengupahan menempatkan denda sebagai salah satu hal yang dapat diperhitungkan dengan upah. Akan tetapi, dasar pengenaan denda dan dasar pemotongan upah tetap harus ditelusuri secara terpisah.

Perusahaan yang menyatakan "gaji dipotong karena denda" setidaknya harus dapat menjawab dua pertanyaan. Pertama, aturan apa yang dilanggar dan apa dasar pengenaan dendanya. Kedua, apa dasar hukum dan mekanisme yang digunakan untuk memperhitungkan jumlah denda tersebut dengan upah.

Pasal 63 ayat (1) memperbolehkan pemotongan upah untuk pembayaran denda. Untuk denda, ganti rugi, dan uang muka upah, ayat (2) mensyaratkan bahwa pemotongan dilakukan sesuai dengan Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama.

Dengan demikian, payroll bukan tempat untuk menciptakan dasar hukum baru. Payroll menjalankan perhitungan berdasarkan kewajiban yang sudah mempunyai dasar dalam instrumen hubungan kerja dan peraturan perundang-undangan.

Batas 50 Persen Tetap Berlaku

Pasal 65 PP Pengupahan menentukan bahwa jumlah keseluruhan pemotongan upah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 63 paling banyak 50 persen dari setiap pembayaran upah yang diterima pekerja/buruh. Ketentuan ini menjadi penting ketika seorang pekerja memiliki lebih dari satu jenis potongan.

Misalnya terdapat denda, ganti rugi, cicilan utang, atau jenis potongan lain yang masuk dalam ruang Pasal 63 pada pembayaran upah yang sama. Payroll harus melihat jumlah keseluruhannya, bukan menghitung setiap potongan secara terpisah lalu membiarkan total akhirnya melampaui batas yang ditentukan.

Batas tersebut menunjukkan bahwa hak perusahaan untuk melakukan perhitungan dengan upah tetap memiliki batas. Perusahaan tidak dapat menggunakan banyak jenis potongan untuk menghindari batas tersebut dan mengakibatkan pekerja menerima upah yang sangat kecil dari pembayaran yang seharusnya diterima.

Batal Demi Hukum Harus Dikaitkan dengan Klausul yang Bertentangan

Pasal 88A UU Ketenagakerjaan mengatur bahwa pengaturan pengupahan berdasarkan kesepakatan antara pengusaha dengan pekerja atau serikat pekerja tidak boleh lebih rendah atau bertentangan dengan ketentuan pengupahan dalam peraturan perundang-undangan. Apabila pengaturan tersebut lebih rendah atau bertentangan, pengaturan pengupahan tersebut batal demi hukum dan pelaksanaan pengupahan mengikuti ketentuan peraturan perundang-undangan.

Karena itu, ketika suatu klausul Perjanjian Kerja atau PP mengenai denda bertentangan dengan ketentuan wajib dalam PP Pengupahan, istilah "batal demi hukum" mempunyai dasar hukum. Fokusnya harus diarahkan kepada pengaturan yang bertentangan tersebut.

Tidak tepat menyatakan seluruh Perjanjian Kerja atau seluruh PP otomatis batal hanya karena satu klausul denda bermasalah. Yang perlu diperiksa adalah bagian pengaturan yang bertentangan, bagaimana klausul tersebut diterapkan, serta hak pekerja apa yang telah terpengaruh oleh penerapan klausul tersebut.

Dalam kasus uang denda yang seluruhnya dijadikan pendapatan perusahaan, titik persoalannya dapat berada pada klausul mengenai penggunaan dana dan pada tindakan perusahaan setelah dana dipotong. Jika klausul tersebut bertentangan dengan Pasal 60 PP Pengupahan, perusahaan harus menyesuaikan pengaturan dan penggunaan dana dengan ketentuan hukum yang berlaku.

Denda Pekerja Harus Dibedakan dari Denda kepada Pengusaha

Pasal 59 dan Pasal 60 mengatur denda atas pelanggaran ketentuan hubungan kerja, termasuk denda kepada Pekerja/Buruh. Pasal 61 mengatur jenis denda yang berbeda, yaitu denda terhadap Pengusaha karena terlambat membayar atau tidak membayar upah.

Perbedaan ini penting karena subjek yang dikenai denda berbeda, sumber kewajibannya berbeda, dan tujuan pengaturannya juga berbeda. Denda disiplin pekerja tidak dapat dicampur dengan denda yang timbul karena perusahaan terlambat membayar upah.

Kesalahan dalam menggabungkan kedua jenis denda juga dapat menimbulkan masalah pada pembukuan dan administrasi HR. Setiap denda harus dicatat berdasarkan peristiwa dan dasar hukum yang melahirkannya.

Ganti Rugi Tidak Sama dengan Denda

Kerugian yang timbul karena kesalahan pekerja juga harus dibedakan dari denda. PP Pengupahan menempatkan denda dan ganti rugi sebagai kategori yang berbeda dalam ketentuan mengenai hal-hal yang dapat diperhitungkan dengan upah.

Apabila seorang pekerja merusakkan barang perusahaan, misalnya, perusahaan harus menentukan apakah pembayaran yang diminta merupakan denda atas pelanggaran tata tertib atau ganti rugi atas kerugian tertentu. Dasar pengenaan, perhitungan, dan pembuktiannya berbeda.

Penyebutan semua pemotongan sebagai "denda karyawan" dapat membuat analisis HR menjadi keliru. Perusahaan harus lebih dulu menentukan sifat kewajiban yang sebenarnya sebelum memasukkannya ke dalam payroll.

Uang Denda Harus Memiliki Jejak Penggunaan

Karena Pasal 60 ayat (2) mensyaratkan penggunaan uang denda diatur dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama, perusahaan seharusnya mempunyai sistem pencatatan yang dapat menunjukkan arus dana tersebut.

Setidaknya perusahaan harus dapat menelusuri dasar pelanggaran, identitas pekerja yang dikenai denda, tanggal pengenaan, jumlah denda, jumlah yang dipotong, dan penggunaan dana setelah pemotongan. Semakin sering denda diterapkan kepada banyak pekerja, semakin penting pemisahan administrasinya.

Dana denda tidak seharusnya melebur begitu saja ke dalam pendapatan umum perusahaan. Pemisahan pencatatan akan memudahkan pembuktian bahwa dana tersebut digunakan sesuai peruntukannya.

Ketika terjadi pemeriksaan atau perselisihan, dokumen penggunaan dana dapat menjadi alat untuk menilai apakah perusahaan menjalankan kewajibannya menurut Pasal 60. Persoalannya bukan sekadar berapa uang yang dipotong, tetapi juga apa yang terjadi terhadap uang tersebut setelah dipotong.

Potongan Denda yang Tidak Sesuai Dapat Menjadi Perselisihan Hak

Apabila pekerja mempersoalkan denda atau pemotongan upah karena dasar hukumnya tidak terpenuhi, besaran denda tidak sesuai, prosedur pemotongan dilanggar, batas potongan terlampaui, atau penggunaan uang denda bertentangan dengan ketentuan, persoalan tersebut dapat masuk dalam perselisihan hak.

UU Nomor 2 Tahun 2004 mendefinisikan perselisihan hak sebagai perselisihan yang timbul karena tidak dipenuhinya hak akibat adanya perbedaan pelaksanaan atau penafsiran terhadap peraturan perundang-undangan, Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama.

Penyelesaian dimulai melalui perundingan bipartit. Apabila tidak tercapai kesepakatan, perselisihan dapat dicatatkan pada instansi ketenagakerjaan dan diproses melalui mekanisme penyelesaian perselisihan hubungan industrial sesuai ketentuan UU Nomor 2 Tahun 2004.

Dalam perkara semacam ini, dokumen yang paling penting biasanya justru berada di internal perusahaan: Perjanjian Kerja, PP, PKB, bukti pelanggaran, slip upah, perhitungan potongan, dan catatan penggunaan uang denda.

Contoh Klausul yang Bermasalah

Klausul yang berbunyi "setiap keterlambatan masuk kerja dikenakan denda Rp50.000 dan seluruh hasil denda menjadi pendapatan perusahaan" mempunyai persoalan pada dua titik. Jenis dan besaran dendanya harus mempunyai dasar sesuai Pasal 59 dan Pasal 60, sedangkan ketentuan yang menjadikan hasil denda sebagai pendapatan perusahaan berhadapan dengan Pasal 60 ayat (1).

Klausul "perusahaan berhak memotong seluruh denda dari gaji bulan berjalan tanpa batas" juga harus diperiksa terhadap Pasal 63 dan Pasal 65. Pemotongan denda memang diakui, tetapi mekanismenya harus sesuai dengan instrumen hubungan kerja dan jumlah keseluruhan potongan tidak boleh mengabaikan batas yang ditentukan PP Pengupahan.

Klausul "manajemen dapat menentukan jenis dan besaran denda sewaktu-waktu" juga bermasalah karena pekerja tidak memperoleh kepastian mengenai norma pelanggaran dan konsekuensi finansial yang akan diterapkan. Denda harus dapat ditelusuri dari aturan yang sudah ditetapkan, bukan lahir dari keputusan manajemen setelah pelanggaran terjadi.

Bentuk Klausul yang Lebih Tepat

Pengaturan denda dalam PP sebaiknya menjelaskan jenis pelanggaran, unsur pelanggaran yang dikenai denda, besaran atau formula denda, mekanisme pencatatan pelanggaran, pihak yang berwenang menetapkan denda, mekanisme pemotongan, serta penggunaan dana denda.

Bagian mengenai penggunaan dana harus menyebutkan bahwa dana denda dipergunakan untuk kepentingan pekerja/buruh sesuai mekanisme yang ditetapkan dalam PP. Perusahaan perlu menghindari rumusan yang memberi kesan bahwa uang denda menjadi aset atau pendapatan bebas perusahaan.

Perusahaan juga perlu membuat pencatatan terpisah antara denda, ganti rugi, dan potongan lainnya. Pemisahan tersebut membantu HR, finance, dan payroll menerapkan aturan secara konsisten dan memudahkan pemeriksaan apabila terjadi perselisihan.

Kesimpulan

Denda kepada pekerja dapat dikenakan berdasarkan PP Pengupahan apabila terdapat unsur pelanggaran terhadap ketentuan Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama, dilakukan karena kesengajaan atau kelalaian, serta terdapat ketentuan denda yang menjadi dasar pengenaan. Pasal 59 memberikan dasar pengenaan, sedangkan Pasal 60 mengatur peruntukan uang dendanya.

Uang denda yang dipotong dari upah bukan sumber pendapatan bebas perusahaan. Pasal 60 ayat (1) menetapkan bahwa denda sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 dipergunakan hanya untuk kepentingan Pekerja/Buruh. Karena itu, perusahaan tidak dapat mengubah hasil denda menjadi revenue perusahaan hanya karena dana tersebut masuk melalui rekening atau sistem payroll perusahaan.

Apabila denda diatur dalam Peraturan Perusahaan, PP tersebut harus dibuat sesuai tata cara yang berlaku, memperhatikan saran dan pertimbangan wakil pekerja atau serikat pekerja, kemudian diajukan untuk pengesahan. Materi PP tidak boleh lebih rendah atau bertentangan dengan peraturan perundang-undangan.

Pasal 63 memperbolehkan pemotongan upah untuk pembayaran denda, sedangkan Pasal 65 membatasi jumlah keseluruhan pemotongan yang dimaksud dalam Pasal 63 paling banyak 50 persen dari setiap pembayaran upah. Artinya, dasar denda dan mekanisme potongannya harus diperiksa sebagai dua hal yang saling berhubungan tetapi tetap memiliki syarat masing-masing.

Apabila klausul mengenai denda atau pengupahan bertentangan dengan ketentuan perundang-undangan, Pasal 88A UU Ketenagakerjaan memberikan dasar mengenai batal demi hukum terhadap pengaturan pengupahan yang lebih rendah atau bertentangan dengan hukum. Penilaiannya harus diarahkan pada pengaturan yang bertentangan dan akibat penerapannya.

Dengan demikian, persoalan "uang denda karyawan masuk kas perusahaan" bukan sekadar persoalan pencatatan akuntansi. Yang harus diuji adalah dasar pengenaan denda, unsur pelanggarannya, dasar pemotongan upah, batas potongan, sahnya PP yang memuat ketentuan tersebut, serta penggunaan uang denda setelah dipotong.